Elektronisk fakturahantering

Skriv ut eller dela

Skapa mer tid med elektronisk fakturahantering (EFH)

Elektronisk fakturahantering

Tid är en bristvara för de flesta av oss både i arbetet och privat. Vi söker därför ständigt efter lösningar som kan underlätta och spara tid i olika arbetsmoment. Om du arbetar på en ekonomiavdelning finns stora möjligheter till tidsbesparing och effektivisering genom att överge den manuella hanteringen av fakturor och istället börja använda ett system för elektronisk fakturahantering (EFH).

Automatisering och digitalisering är ord som vi hör och ser nästan dagligen och som redan underlättar vårt arbete. Den digitala utvecklingen fortsätter i rasande fart och vi har fortfarande otroligt mycket att vinna genom att kontinuerligt se över våra processer och uppgradera våra system. Att implementera en lösning för elektronisk fakturahantering ger direkta effekter i form av tidsbesparing, bättre sökbarhet och kontroll av flödena. Om du dessutom kombinerar en lösning för elektronisk fakturahantering med mottagande av e-faktura, blir effektiviseringen ännu större och kvaliteten på underliggande data högre.

Några av fördelarna med att använda elektronisk fakturahantering

1. Kontroll

Tack vare den totala överblicken i systemet kan fakturor betalas i tid och de ”försvinner inte” eller ”glöms bort” och man riskerar inga påminnelseavgifter. Man vet exakt var i företaget fakturorna befinner sig och vilken status de har. Det går att söka efter och ansluta e-fakturapartners för att kunna ta emot elektroniska leverantörsfakturor, vilket är både enkelt och kostnadseffektivt. Om du dessutom kopplar en inköpsmodul till ditt EFH-system, kan inköpsordrar matchas automatiskt med leverantörsfakturor och du får en ”touchless” process.

2. Kostnad

Det är enkelt att minska kostnaderna genom att sluta hantera pappersfakturor. Kostnaden för att manuellt handlägga en ”analog” leverantörsfaktura som kommer i pappersform är ca 150-500 kronor/faktura beroende på verksamhet. Genom att införa elektronisk fakturahantering kan den administrativa hanteringskostnaden per faktura minska med 50-80% (besparing varierar beroende på bolags- och organisationsstruktur). Kort sagt: mindre papper, mindre kostnader.

3. Tid

Om man väljer ett system som anpassats till dagens krav på mobilitet, har man möjlighet att granska och signera fakturor direkt via mail eller i mobilen, utan att behöva logga in i ett system. Webbaserade lösningar som kan nås var som helst och när som helst, gör det möjligt att ta vara på ”dötid” t ex under resor.

4. Miljö

Genom att ta emot e-fakturor sparar ditt företag inte bara tid och pengar. Detta ger också mer korrekt underliggande data och bidrar till en bättre miljö. Om alla Sveriges fakturor skulle vara elektroniska istället för att skickas i pappersform skulle det bespara miljön tiotusentals ton växthusgaser – varje år.

Kontrollen ökar och kostnaderna minskar med elektronisk fakturahantering

Slutsatsen är att kontrollen ökar i samma takt som kostnaderna minskar och mer tid blir över till andra arbetsuppgifter, såsom uppföljning, analys och affärs- eller processutveckling.

Med en automatiserad process kan systemet sköta matchning, attestflöden och kontering. Allra störst effekt får man när man kopplar en inköpsmodul till sitt system för elektroniska fakturahantering. Då blir hela flödet från inköp till betalning helt automatiserat.

Publiceringsdatum 2017-11-07
Författare
Anna Gunnarsson
Kategori Purchase to Pay
Tillbaka till Purchase to Pay