Maximera investeringen med rätt KPIer

Följ vår blogg
Skriv ut eller dela

Maximera ROIn på din P2P-lösning genom att använda rätt KPIer

KPIer

De senaste 25 åren har en digitaliserad process från inköp till betalning (P2P) gått från att vara ”nice to have” till att bli en grundförutsättning för att ekonomi- och inköpsavdelningarna skall kunna fungera och inte vara alltför hårt belastade av manuellt pappersarbete. De drivande faktorerna har varit kostnadsbesparingar, ökad datakvalitet, enklare revision och större effektivitet.

Svårt att mäta förbättringar av processen

Trots att de flesta företag och organisationer idag har ett mjukvarustöd för processen från inköp till betalning, är det inte så vanligt att systemets effektivitet mäts. Helt enkelt på grund av okunskap om vad och hur man ska mäta. Mätbarheten kompliceras ytterligare av att ekonomi- och inköpsavdelningarna ofta har två helt olika perspektiv på vilka fördelar det finns med en digitaliserad process.

På ekonomiavdelningen pratar man om förbättrad datakvalitet och kostnadsbesparingar, medan inköpsavdelningen snarare framhäver ökad möjlighet att göra strategiska val av leverantörer, kontrollera att inköpspolicyn följs och att kunna göra en grundlig kostnadsanalys per leverantör eller varugrupp.

Fast egentligen pratar dessa två avdelningar om samma sak.

Webinar om vilka KPIer som bör användas

För att kunna utvärdera din P2P-lösning, behöver du fastställa och mäta vissa nyckeltal, så kallade KPIer (Key Performance Indicators). Utan dessa blir det omöjligt att värdera effektiviteten som systemstödet ger, i form av mindre arbetskrävande processer och högre tillförlitlighet i underliggande data. Det kan också vara så att det finns outnyttjad potential i systemet.

Hur kan då företag få en enda version av sanningen och börja mäta sina P2P-processer på ett bra sätt?

Detta diskuterades under ett webinar från det Londonbaserade konsultföretaget Purchasing Insight, där även P2P-experter från Canon Europe och Palette Software medverkade. Under webinaret ges rekommendationer om hur man kan mäta P2P-processen och vilka KPIer som är lämpliga att följa.

För att lätt kunna mäta olika nyckeltal, underlättar det om man har en modern P2P-lösning där all data visas överskådligt i en Dashboard, som t.ex. PaletteDashboard, där data som är intressant både för ekonomi- och inköpsavdelningen finns samlad. Med denna funktionalitet är det sedan möjligt att bestämma sig för vilka nyckeltal man skall mäta för att uppnå en gemensam sanning. Nyckeln till framgång är att INTE mäta ALLT, utan att snarare mäta det som ger en ökad affärsnytta för hela organisationen.

Börja med tre KPIer

Rekommendationen är att endast mäta tre KPIer:

  • Andel fakturor som matchas direkt mot en inköpsorder (PO-matchning). Detta skapar kostnadskontroll.
  • Andel fakturor och inköpsordrar vars matchning är helt automatiserad, det som kallas för ”zero touch”. Detta är ett mått på sänkt hanteringskostnad per faktura.
  • Andel fakturor som betalas i tid, vilket anses vara ett mått på hur effektiv hela P2P-processen är.

 

Genom att mäta effektiviteten i din P2P-process, kan du också maximera ”return on investment” (ROI) på ditt systemstöd.

Vill du veta mer om hur man kan utvärdera och mäta processen från inköp till betalning? Då kan du ladda ner on-demand-versionen av Purchasing Insights webinar om KPIer för P2P här.

Publiceringsdatum 2018-02-20
Författare
Maria Hult
Kategori Purchase to Pay
Tillbaka till Purchase to Pay