Kontroll över inköpen

Följ vår blogg
Skriv ut eller dela

Kontroll över inköpen

kontroll över inköpen

Inköpsavdelningen arbetar hårt för att bygga upp och stärka relationen till utvalda och prioriterade leverantörer som anses kunna bidra med affärsvärde för organisationen. Det gäller inte bara pris utan även andra aspekter, t.ex. service, kvalitet, etik och miljö som är viktiga för verksamheten.

Samtidigt är det viktigt att kunna göra en realistisk budget och att kunna hålla sig inom dess ramar när den är godkänd.

Trots att de flesta organisationer har en standardiserad inköpsprocess, kan det var svårt att leva upp till inköpspolicyn om hanteringen till stor del är manuell. Med rätt systemstöd blir det möjligt att kontrollera inköpen, samtidigt som det blir enklare för anställda att följa inköpspolicyn och att hålla sig inom budget.

Nedan listar vi fyra viktiga kriterier som är väsentliga när man ska investera i ett system för indirekta inköp. Med rätt systemstöd blir det lättare att skapa full kontroll över inköpen utan att det tar mer tid från medarbetarna.

Tips för att få kontroll över inköpen

1. Användarvänlighet

Vilda inköp tenderer att dyka upp när anställda tycker att den standardiserade inköpsprocessen är allt för komplicerad. Detta gäller särskilt de mindre utgifterna. Inköpspolicyn följs generellt när det gäller produkter och tjänster av högt värde, medan vissa anställda av rationella skäl undlåter att följa regelverket när det t.ex. handlar om allehanda tillbehör av lågt värde. Med tiden så leder dock många små utgifter till en större kostnadsmassa, som påverkar resultatet på sista raden.

Ett bra inköpssystem skall vara enkelt att använda och göra det möjligt för anställda att beställa de varor de behöver från företagets prioriterade leverantörer, med bara några få klick. De bästa inköpssystemen efterliknar en modern webbshop och innehåller detaljerade beskrivningar av varorna inklusive bild, de erbjuder en bra sökfunktion och möjlighet att filtrera på olika kriterier.

2. Rollbaserade vyer

När ett nytt inköpssystem implementeras, är det viktigt att prioritera användarvänligheten. Om en användare kan se artiklar som de inte har rätt att köpa in, bidrar systemet bara till förvirring. Därför bör man ha ett system med olika behörighetsnivåer så att användare bara ser de varor som de har rätt att beställda.

Det ger en bättre upplevelse för den enskilde medarbetaren och det garanterar att de anställda bara beställer varor och tjänster inom ramen för aktuell budget och från prioriterade leverantörer.

3. Lättillgängliga rapporter

När inköp görs utanför ett inköpssystem, kan det vara svårt att kontrollera vad som beställs, från vilken leverantör och hur mycket som köpts in per leverantör. Dessa parametrar är av yttersta vikt när man ska utvärdera enskilda leverantörer inför framtida avtalsförhandlingar.

Med ett inköpssystem är det lätt att övervaka och ta ut rapporter på inköp per leverantör, inköp per kategori, leverantörernas prestation i form av att leverera rätt vara i rätt tid och av god kvalitet. De bästa systemen erbjuder en vy där du enkelt kan skapa och spara anpassade rapporter.

4. Automation

Inköp utan anpassade stödsystem innebär ofta att inköpsdata lagras i exceldokument. Det tar extra tid, blir lätt fel om de uppdateras manuellt och det finns risk att data försvinner vid ett datorhaveri. Dessutom är det mycket tidsödande att manuellt matcha fakturor mot inköpsordrar, vilket vi skrivit om i ett tidigare blogginlägg. I värsta fall drabbar den manuella hanteringen leverantören, i form av försenade betalningar.

När man lämnar dessa manuella processer bakom sig, transformeras inköpsprocessen inom organisationen. Kontrollen ökar och det blir enklare att leva upp till företagets inköpspolicy. Dessutom leder förändringen till effektiviseringar, både inom ekonomi- och inköpsavdelningarna, där tid frigörs för strategiskt arbete.

Palettes modul för indirekta inköp ingår i PaletteOnline – en molnbaserad lösning som automatiserar hela processen från inköp till betalning. Läs mer om inköpsmodulen här, eller boka en demo.

Boka en demo

Publiceringsdatum 2018-12-03
Författare
Matti Bjerking
Kategori Purchase to Pay
Tillbaka till Purchase to Pay