Indirekta inköp

Följ vår blogg
Skriv ut eller dela

Indirekta inköp

Indirekta inköp

Indirekta inköp, t.ex. kontorsmaterial, kontorsutrustning och andra tjänster relaterade till kontorsdriften, är oumbärliga för att en arbetsplats ska fungera.

För många organisationer utgör de indirekta inköpen dagliga utgifter uppdelat på ett stort antal leverantörer. Att hantera dessa inköp och beställningar manuellt blir en stor arbetsbörda för inköpsavdelningen, men också för ekonomiavdelningen.

Det är en komplicerad hantering som dessutom är resurskrävande, både i tid och pengar. Eftersom många av de indirekta inköpen är små var för sig, kan man lätt underestimera den totala kostnaden. Enligt Ernst & Young, kan organisationer spara upp till 25% om man optimerar sina indirekta inköp.

Att införa en modern lösning som hanterar hela processen från beställning till betalning kan vara ett sätt att förenkla arbetet kring indirekta inköp, vilket som regel resulterar i väsentliga kostnadsbesparingar. Nedan berättar vi hur detta går till: 

Automatisering av indirekta inköp

Manuell administration av indirekta inköp är olönsamt, på grund av att arbetsfältet är så omfattade. Att matcha varje inköpsorder mot motsvarande pappersfaktura innebär stora pappershögar, alternativt många timmars arbete med att arkivera elektroniska dokument.

Det är lätt att misstag begås och att attestgången blir långsam – vilket kan leda till försenade betalningar, felaktiga betalningar och onödiga påminnelseavgifter. Allt detta bidrar i sin tur till ökade kostnader. Med rätt digital lösning automatiseras dessa arbetsuppgifter så att leverantörsreskontra bara behöver kontrollera avvikelserna.

Indirekta inköp kan också vara tidsödande för inköpsavdelningen. När beställningarna görs manuellt, kan processen verka förvirrande för de anställda. De flesta medarbetare saknar erfarenhet av inköp och behöver därför instruktioner från inköpsavdelningen hur man skall gå till väga för att beställa även enkla varor till låg kostnad.

En modern lösning för hela flödet från beställning till betalning automatiserar många av de manuella steg som krävs för att genomföra indirekta inköp. Dessa inkluderar en portal där anställda kan göra sin beställning på ett enkelt sätt utan att kontakta inköpsavdelningen. Det blir färre supportsamtal till inköpsavdelningen, som istället kan fokusera på strategiskt arbete och förhandla fram bättre leverantörsavtal.

Kraftfull data

I avsaknad av lättillgänglig data rörande inköp och kostnader, uteblir möjliga besparingar. Information om vad som har köpts in, hur mycket som spenderats per leverantör och hur ofta betalningar görs i tid, kan ge organisationen möjlighet att förhandla fram bättre villkor med leverantörerna.

Med rätt mjukvarustöd för hela processen från beställning till betalning är det enkelt att ta fram informationen genom att generera rapporter från systemet. Då blir det tydligt var det finns potential för kostnadsbesparingar.

När indirekta inköp hanteras manuellt, är det en utmaning att över huvud taget få fram denna information.

Samla små inköp till större beställningar

Alla varor och tjänster som utgör en ringa kostnad var för sig, utgör tillsammans en icke försumbar kostnadsmassa. Att samla ihop behov från flera avdelningar till större gemensamma beställningar är en god idé. Det gör arbetet mer effektivt, minskar administrationen och håller leverantörerna glada. Alla dessa förändringar tillsammans ger en mätbar kostnadsminskning.

När indirekta inköp hanteras utan ett anpassat systemstöd är det mycket svårt, kanske helt omöjligt, att genomföra denna förändring.

Beställningar görs av olika personer direkt när behovet uppstår vilket sällan är effektivt. Eftersom varje beställning motsvarar ett mindre belopp, är det heller inte ovanligt att varje avdelning köper från flera olika leverantörer. En digital lösning för hela processen från beställning till betalning (”purchase-to-pay”) kan hjälpa till att samla ihop de olika beställningarna och på så sätt lägga färre men större beställningar till ett fåtal utvalda leverantörer.

Trots att det finns en stor potential i att få kontroll över indirekta inköp, är många företag är osäkra på hur man ska gå till väga. Ett tips är att titta på nästa generation av automatiseringslösningar för purchase-to-pay.

Palette hjälper redan idag organisationer att få grepp om komplexa processer och kring indirekta inköp. Läs mer om våra lösningar, eller boka en demo så berättar vi.

Boka en demo

Publiceringsdatum 2018-10-22
Författare
Matti Bjerking
Kategori Purchase to Pay
Tillbaka till Purchase to Pay